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Enterprise Resource Planning (Grundlagen)

Seit mehreren Jahren schon setzen große Unternehmen auf den Einsatz von ERP-Software- Das Akronym steht für Enterprise Resource Planning und setzt die schon früher begonnenen Überlegungen zu MRP (Material Resource Planning) fort. MRP beschränkte sich auf die produzierende Industrie und konzentrierte sich im Wesentlichen auf die Materialflüsse sowie direkt angrenzende Daten- und Prozessbereiche. MRP II (Manufacturing Resource Planning) stellte dann den Produktionsprozess in den Vordergrund, was allerdings immer noch eine Beschränkung auf einige wenige Branchen darstellte. Mit ERP steht nun eine Managementtechnik bereit, die wiederum durch entsprechende Software-Lösungen umgesetzt und unterfüttert wird, deren Adressatenkreis die produzierenden Unternehmen verlassen hat und nun branchenneutral mit umfassenden Funktionen auftritt. Man versteht darunter eine integrierte Standard-Software von solch großen Herstellern wie Microsoft, Oracle und SAP, die in verschiedenen Branchen-Ausführungen auftritt und darüber hinaus auch mit einer Reihe von Software-Techniken erweitert und überaus individuell angepasst werden kann. Dieser Artikel stellt diese sich immer mehr ausbreitende Technik vor dem Hintergrund der Prozessorientierung dar.

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Enterprise Resource Planning (ERP)

Die großen Herstellerfirmen von Software-Produkten mit weltweitem Einsatz wie Microsoft, Oracle und SAP bieten seit vielen Jahren als Schwerpunkt oder wenigstens als großes Teilgebiet ihrer Aktivitäten Software-Lösungen für das Prozessmanagement an. Diese als ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bekannten Produkte bieten die Möglichkeit, mit vorgefertigten Datenmodellen und Software-Architekturen komplette Unternehmen prozessorientiert abzubilden und zu erfassen. Diese betriebswirtschaftlichen Großanwendungen bieten an, Kernprozesse und unterstützende Prozesse vollständig abzubilden. Da diese Lösungen zum Teil bereits seit mehr als zehn Jahren verfügbar sind, gibt es hier auch verschiedene zusätzliche Pakete oder sogar spezialisierte Anbieter, welche für zwischen- oder überbetriebliche Prozesse die notwendigen Datenstrukturen und Softwareabbildungen anbieten. In diesem Bereich haben sich in den letzten Jahren insbesondere als Schwerpunkte die beiden Module Supply Chain Management auf der Versorgungsseite und Customer Relationship Management auf der Vertriebs-/Marketing-Seite ins Rampenlicht gebracht. Durch den immensen Erfolg dieser Software-Lösungen bieten die verschiedenen Hersteller auch vielfältige vorgefertigte Standardkonfigurationen für einzelne Branchen an. Dies erleichtert die Auswahl, erhöht die Investitionssicherheit und ermöglicht es, zu geringeren Kosten unternehmensspezifische und sehr individuelle Prozesse noch genauer nachzubilden, weil auf einer vorgefertigten Basis aufgebaut werden kann.

Vorteile von ERP-Software

Der Erfolg der ERP-Software kann an Umsatzzahlen der Hersteller- und Beratungsfirmen genauso abgelesen werden wie an der Bedeutung, die dieses Thema auch in der Literatur genießt. In vielfältiger Weise sind besonders große Lösungen wie SAP zwar erst ab einer gewissen Größe überhaupt rentabel, doch bemüht sich mittlerweile seit mehreren Jahren auch ein solch klassischer Hersteller von ERP-Software wie SAP insbesondere um mittelständische Kunden. Auch Microsoft und Oracle haben, ausgehend von Office-Programmen (Microsoft) und Datenbank-/Serversoftware (Microsoft und Oracle gleichermaßen) umfassende Lösungen durch Zukauf und Neu-/Weiterentwicklung im Angebot, die insbesondere durch die Softwaretechnik im Untergrund wie ein Fokus auf die Programmiersprachen .NET und Java sowie das jeweilige Datenbanksystem ein überaus interessantes Angebot für mittelständische Unternehmen geschaffen, von dem man erwarten kann, dass es auch in einiger Zeit für Großunternehmen verfügbar sein wird. Sofern eine tatsächlich unternehmensweit eingesetzte und einheitliche Lösung eingeführt werden soll, bieten sich Standard-Lösungen als Basis sehr an.

Folgende Vorteile können hier genannt werden

Die Verfügbarkeit ist einfach und schnell realisiert, da bereits fertige Produkte existieren und daher Analyse- und Vorbereitungsarbeiten für die Abbildung von Standardprozessen entfallen.

Diese Lösungen sind in vielen Installationen innerhalb eine Branche getestet, teilweise mit Referenzunternehmen umgesetzt und oft auch wissenschaftlich begleitet worden. Die Lösungen sind alle bereits mehrere Jahre erhältlich und können daher als funktionstüchtig angesehen werden. Dadurch kann man von einem sehr hohen Reifegrad der Produkte sprechen.

Setzt man eine Standard-Lösung ein, entfallen daher also Entwicklungskosten, die immer noch sehr viel höher ausfallen würden als die zu entrichtenden Installations- und Lizenzkosten. Weil die erwähnten Herstellerfirmen zu den Großen der IT-Branche gehören, ist eine sehr hohe Zukunftssicherheit gegeben, die insbesondere durch die Anzahl der weltweiten Installationen gesichert wird.

Auf Basis dieser Lösungen können mit weltweit eingesetzten Programmiertechniken Erweiterungen erstellt werden, die unternehmensindividuell spezielle Prozesse abbilden können.

ERP-Software einführen

Man unterscheidet drei Strategien, wenn ERP-Software eingeführt werden soll:

Step-by-Step: Eine ERP-Lösung wird in einzelnen Schritten und damit in mehreren, aufeinander folgenden Projekten eingeführt. Dies ermöglicht es, mögliche Risiken einer Einführung, die bei einer so bedeutsamen Software zwangläufig gegeben sind, zu vermeiden, da auf Erfahrungen vorheriger Teil-Projekte aufgebaut werden kann. Dieses Vorgehen erzwingt allerdings auch, temporär genutzte Schnittstellen zu bestehenden Systemen zu implementieren, welche später überflüssig werden. Ein solchermaßen aufgestelltes Gesamtprojekt erfordert es, eine sinnvolle Reihenfolge zu entwickeln, in der die Teil-Systeme installiert werden können

Big Bang: Eine ERP-Lösung wird zu einem festgelegten Termin komplett und vollständig gegen ein neues Systems ausgetauscht. Dies verringert zwar die Kosten von einzelnen Einführungen, ergibt allerdings ein Risiko, da nur Erfahrungen aus dem Testsystem bestehen. Diese müssen gegen den unmittelbar freigesetzten Integrationsnutzen abgewogen werden.

Pilotierung: Eine ERP-Lösung wird in einer in sich abgeschlossenen Unternehmenseinheit komplett eingeführt, was als Big Bang bezeichnet werden könnte, der allerdings aus Gesamtunternehmenssicht nur ein Teilschritt bedeutet. Dieses System kann dann als Prototyp und Referenzsystem für das später zu installierende Komplettsystem gelten

Keine der drei Lösungen kann in allen denkbaren Fällen als absolut beste angesehen werden. Faktoren wie Risikobereitschaft, Mitarbeiterqualifikation und –anzahl, betriebswirtschaftliche Zwänge sowie die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen und damit auch zwischen den Teilmodulen des ERP-Systems bereiten hier im Normalfall den Weg zu einer Vorgehensweise vor.

Phasenmodell und Projektablauf

Auf Basis des Phasenmodells zur Geschäftsprozessmodellierung lässt sich auch ein bestimmter Projektablauf für die Einführung und Anpassung von Standard-ERP-Systemen erkennen, das im nachfolgenden Abschnitt beschrieben wird. Das gewöhnliche Phasenmodell setzt sich aus den einzelnen Teilen Vorstudie, Ist-Analyse, Soll-Analyse, Realisierung und Einführung zusammen.

Systemauswahl: In dieser Phase werden die Ziele formuliert, die auf Ebene der Geschäftsprozesse mit dem ERP-Projekt erreicht werden sollen. Die Anforderungen, die an das System zu stellen sind, müssen hiernach ermittelt und bewertet werden. Auf Basis der am Markt verfügbaren Produkte sollten Angebot eingeholt werden, um eine Vergleichsmöglichkeit zu haben. Hierbei sollte insbesondere auch die ansonsten im Unternehmen vorhanden IT-Landschaft betrachtet werden. Die Angebote werden dann bewertet, möglicherweise einzeln begutachtet oder durch den Hersteller vorgeführt, sodass schließlich eines in die Endauswahl kommt.

Vorstudie: Das Projekt zur Einführung des gewählten Systems wird initialisiert, indem projektspezifische Ziele und die Vorgehensweise zu ihrer Umsetzung festgelegt werden. In einem Testsystem installiert man das ausgewählte System mit seinem Basismodul und den relevanten Teilmodulen. Die Hardware des Servers muss in die bestehende IT-Architektur eingebunden werden. Schließlich können alle Projektmitglieder in die Methodik der Geschäftsprozessmodellierung und die Besonderheiten von ERP und des installierten Systems geschult werden.

Ist-Analyse: Wie in jedem anderen Projekt zur Geschäftsprozessmodellierung und –verbesserung müssen die bestehenden Funktionalitäten, Datenflüsse und software-gestützten Aktivitäten erfasst und bewertet werden. Dabei müssen auch die Schnittstellen zu anderen und zum einführenden System und die bestehenden Stamm- und Bewegungsdaten in Betracht kommen.

Soll-Konzept: Auf Basis der Ergebnisse der Ist-Analyse findet nun die Beschreibung gewünschter Prozesse statt. Die Techniken, die hier zum Einsatz kommen, sind bereits in der Ist-Analyse teilweise geübt und sind auch in einem anderen Projekt zur Geschäftsprozessmodellierung nutzbar. Wichtig ist in diesem Fall, dass die Anpassung des ausgewählten Systems, die Formulargestaltung und die Schnittstellen für Datenübernahmen sich nun konkret auf dieses neue System beziehen. Im Regelfall ist auch die Erstellung eines Schulungsplans für die Basissoftware und die neu zu erstellenden Module notwendig.

Realisierung: In dieser Phase setzt man die Anforderungen, die in der Soll-Konzeptionierung erkannt und festgelegt wurden, in konkrete neue, angepasste Software für das ausgewählte System um. Die erreichten Ziele können mit Hilfe von Funktions-, Integrations- und Gesamtsystemtests überprüft werden. Nach der reinen Software-Erstellung müssen die neuen Programm-Module ausgeliefert, d.h. installiert und nutzbar gemacht werden. Gemäß dem in der Soll-Konzeptionierung erstellten Schulungsplan können nun die konkreten Endanwenderschulungen für Basis-Software und neu programmierte Module beginnen.

Einführung: Das getestete und offensichtlich funktionstüchtige angepasste System wird als Produktivsystem installiert. Nun hat man eine Testsituation mit realem Benutzerverhalten, welches für eine technische Optimierung und Fehlerkorrektur genutzt werden kann. In dieser Phase finden die Endanwenderschulungen statt, da sie nun auch konkret mit dem neuen System arbeiten müssen.

Betrieb: Wenn die komplette Software in den Betrieb übergegangen ist, kann aus Gründen der Qualitätssicherung das gesamte Projekt bewertet und dokumentiert werden. Da sich diese Phase über einen sehr langen Zeitraum erstrecken kann, können hier auch weitere Anforderungsanalysen in Form eines kontinuierlichen Anforderungsmanagements, weiter gehende Optimierung und mögliche weitere Schuldungen stattfinden.

Phasen eines ERP-Projekts

Unterstützung durch die Comelio GmbH

Im Bereich Enterprise Resource Planning mit den beiden Unterbereichen CRM (Customer Relationship Management) und SCM (Supply Chain Management) setzt die Comelio GmbH von Microsoft und Oracle als Standard-Lösungen ein, um dafür mit den jeweils dazu passenden Softwaretechniken wie .NET und Java unternehmensspezifische Anpassungen durchzuführen. Sofern bereits eine Software-Lösung vorhanden ist, die von diesen beiden Herstellern bereit gestellt wird, können Kunden hier auch Erweiterungs- und Anpassungsprojekte für ihr System in Auftrag geben. Im Bereich SAP bietet die Comelio GmbH Erweiterungen auf Basis von .NET und Java an, allerdings keine interne Entwicklung.

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